En Fantiplas Ltda., los proveedores son parte fundamental de la calidad y el cumplimiento brindado a nuestros clientes, por tal motivo se convierten en uno de nuestros aliados estratégicos en el mercado nacional e internacional.

Esperamos que todos nuestros proveedores comprendan y cumplan el presente código de conducta, cuyo eje central es el acatamiento de la normatividad legal vigente aplicable y los requisitos organizacionales de Fantiplas Ltda., con el objetivo de conservar excelentes relaciones comerciales, creando vínculos de confianza, cumplimiento mutuo, transparencia y mejora permanente.

Por todo lo anterior, en Fantiplas Ltda., agradecemos a nuestros proveedores por sus contribuciones, las cuales han sido un aporte fundamental para ofrecer productos de calidad y para contar con la confianza de nuestros clientes.

Invitamos a nuestros proveedores a revisar los aspectos nombrados en el presente documento y de no contar con alguno de ellos, comenzar su aplicación para mantener una relación mutuamente beneficiosa. 

📦 PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE

Los Proveedores y Contratistas, en Fantiplas Ltda., se dividen en las siguientes categorías, de acuerdo a la forma en la que se contratan o compran los servicios e insumos requeridos:

I. Proveedor de Insumos, Materias Primas, Maquinaria y Equipos
II. Contratistas de servicios permanentes
III. Proveedores de servicios no permanentes

I. PROVEEDOR DE INSUMOS, MATERIAS PRIMAS Y MAQUINARIA Y EQUIPOS

Para el caso de los insumos, el área de Compras es quien tiene la potestad de realizar la búsqueda de proveedores y de llevar a cabo las respectivas compras, luego de solicitar las cotizaciones.

En el Procedimiento de compras nacionales, entrega y almacenamiento de insumos, se especifican los montos máximos que se pueden comprar sin pedir autorización de la Gerencia General, en caso de que supere el monto, el Gerente General será quien decide si se realiza o no la compra.

En esta categoría la relación comercial se establece por medio de la Orden de Compra, la cual es enviada vía correo electrónico al proveedor para confirmar el pedido.

El o los proveedores que sean considerados opción de negocio deberán diligenciar el formato GF-F-001 Vinculación yo Conocimiento de Terceros - P. Jurídica o GF-F-002 Vinculación yo Conocimiento de Terceros - P. Natural, según corresponda, así como también adjuntar a estos los documentos que cada formato indique.

Estos documentos deben ser entregados para poder emitir la orden de compra correspondiente.

II. CONTRATISTAS DE SERVICIOS PERMANENTES

Para Fantiplas un proveedor de servicios que se considere permanente, es aquel que realiza su actividad con una periodicidad definida, por medio de un contrato físico entre las partes, elaborado por el abogado de Fantiplas Ltda., y aprobado por la Gerencia General.

El contrato se debe realizar antes de prestar el servicio y debe ser leído por ambas partes.

Algunos de los servicios prestados en esta categoría son:

• Servicio de contratación de empleados

• Transporte de mercancía fuera de Bogotá

• Seguridad privada

El contrato entre Fantiplas Ltda. y el proveedor tendrá como mínimo los siguientes requisitos:

1. Objeto

2. Valor del contrato y forma de pago

3. Obligaciones del Contratista

4. Obligaciones de Fantiplas

5. Duración

6. Terminación

7. Documentación

8. Seguimiento o control

9. Confidencialidad

10. Modificaciones

III. PROVEEDORES DE SERVICIOS NO PERMANENTES

Para Fantiplas un proveedor de servicios que se considere no permanente es aquel que realiza su actividad de forma esporádica o cada vez que se le llame, este tipo de compras no cuentan con una orden de compra o un contrato firmado entre las partes.

Algunos de los servicios prestados en esta categoría son:

• Disposición de residuos

• Ajustes a servicios públicos

• Laboratorios para las pruebas a los productos

• Empresas certificadoras

Estos servicios se solicitan por el líder de proceso encargado de la actividad, previa autorización de la Gerencia General y se registrarán directamente por el sistema contable a través de las facturas de compra.

⚖️ CONDUCTAS ÉTICAS

Para Fantiplas Ltda es fundamental que en sus relaciones comerciales existan principios de integridad y confianza, por ello nuestros proveedores deberán cumplir con los siguientes criterios:

Conductas Éticas

Los proveedores competirán de forma justa y con un total acatamiento de las leyes vigentes a nivel comercial, no aceptarán ni pagarán sobornos, ni participarán de ningún otro incentivo que tenga como propósito obtener cualquier tipo de beneficio en adjudicación de un negocio.

Privacidad

Los proveedores no revelarán información confidencial, tanto de las operaciones técnicas o comerciales como de los trabajadores de Fantiplas, excepto en los casos en los que se tenga consentimiento escrito por parte de la empresa o sea de dominio público. 

En Fantiplas Ltda, los proveedores deberán proporcionar un nivel de calidad en sus entregas, garantizando productos y servicios en conformidad con los requerimientos acordados.

Para corroborar este cumplimiento de requisitos se siguen los siguientes pasos:

1. Evaluación inicial del proveedor

Realizada para aquellos proveedores a los que se les solicita cotización por primera vez de un insumo, materia prima o servicio, determinando si:

• Cuentan con el producto o servicio solicitado, con las características requeridas.
• Cumplen con los requisitos técnicos y/o legales para la venta del producto o servicio.
• Tienen la capacidad de despachar o entregar la cantidad requerida.
• Los tiempos de entrega están dentro del margen de tolerancia de Fantiplas.
• El pago puede realizarse a 30, 60 o 90 días y no de contado.
• Cualquier otro que la empresa determine como relevante para la compra del producto o servicio.

2. Selección del proveedor

Una vez se identifican las características del producto o servicio en las cotizaciones o correos informativos de los proveedores, se procede a elegir aquel que cumpla la mayor cantidad de requisitos solicitados en la evaluación, sin que la ausencia de alguno de ellos implique dificultades en las actividades de Fantiplas Ltda., tomando en cuenta el siguiente orden de prioridad:

• El producto y/o servicio cumple todos los requisitos técnicos y/o legales para su venta.
• El producto cuenta con las características mínimas para su uso.
• El tiempo de entrega está dentro del margen tolerable de Fantiplas Ltda.
• Cuenta con la cantidad solicitada o la puede conseguir en el corto plazo.
• El pago puede realizarse a 30, 60 o 90 días y no de contado.

3. SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO

Para el caso de los proveedores de insumos y materias primas, luego de la entrega de cada orden de compra y la recepción de la mercancía, se realiza una inspección de los productos entregados verificando su calidad (Características físicas, funcionales y de higiene), la cantidad entregada, la respuesta a quejas y solicitudes y el tiempo de entrega pactado.

En caso de que una de las características del producto no sea iguales a las requeridas, no se recibirán las cantidades que presenten el defecto, pudiendo Fantiplas solicitar la garantía del producto o la cancelación de la orden de compra, y en caso de que se incumpla el tiempo de entrega con respecto al pactado, Fantiplas Ltda. podrá tomar la decisión de no recibir el producto.

Para los proveedores de servicios no se aceptará como terminado el mismo, hasta que la persona encargada en Fantiplas Ltda de su verificación, otorgue su visto bueno, de presentar alguna anomalía el proveedor deberá solventar la no conformidad detectada hasta que se le otorgue su visto bueno.

4. RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Semestralmente se realiza la reevaluación de proveedores, tomando como base el resultado promedio del seguimiento del desempeño, para cada una de las ordenes de compra o solicitudes del servicio del periodo.

El resultado alcanzado será un porcentaje promedio de cumplimiento, que será enviado al proveedor para que sea de su conocimiento y en caso de ser inferior al mínimo requerido se procederá a solicitar un plan de acción, como compromiso para su mejoramiento.

En caso de que un proveedor incumpla en reiteradas ocasiones los requisitos solicitados, se procederá a eliminarlo como proveedor de Fantiplas Ltda.

🔍 VALIDACIÓN DE PROVEEDORES

Adicional a los procesos nombrados en el CONTROL DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS, Fantiplas Ltda., establece como protocolo la Validación del cumplimiento de requisitos de los proveedores, ya sea en sus instalaciones en el caso de proveedores de productos o servicios externos o en las instalaciones de Fantiplas en el caso de proveedores que presten servicios permanentes dentro de la empresa.

Este proceso se desarrolla anualmente para los proveedores de productos o servicios permanentes, por medio de la entrega de un archivo anexo denominado GC-F-012 Validación de proveedores, con el que el proveedor realizará una auto evaluación del cumplimiento de los requisitos solicitados, para que posteriormente Fantiplas Ltda. valide si los mismos corresponden a lo evidenciado en el documento, el cual contiene los siguientes aspectos a evaluar:

1. Información general: En la que se especifica principalmente el producto y/o servicio ofrecido, sus líneas de producción u operación y la trayectoria del proveedor en el mercado.
2. Gestión de la calidad: Se evalúan aspectos que impactan la conformidad del producto o servicio ofrecido, y que pueden llegar a generar desviaciones en el cumplimiento a nuestros clientes, y que por tal razón son determinadas como prioritarias para mantener y mejorar nuestras relaciones comerciales.
3. Operación: Estándares mínimos dentro de la producción y/o la prestación del servicio, que garanticen la trazabilidad en los datos, los controles en la entrega, la identificación de los productos, entre otros.
4. Responsabilidad Social: Cumplimiento de estándares mínimos legales en los siguientes aspectos:

4.1. Laboral

Fantiplas Ltda, considera que las personas tienen derecho a un trato justo y digno, ante cualquier circunstancia laboral, por tal motivo nuestros proveedores contratarán personas que se sientan seguras, cómodas y conformes con sus condiciones laborales, para realizar cualquier actividad.

Para ello se solicita el cumplimiento de los requisitos legales en los procesos de selección, contratación, remuneración y retiro, y el cumplimiento de los derechos humanos, entre ellos se destaca:

• Trabajo infantil: Nuestros proveedores no contrataran personas, que tengan una edad inferior, a la permitida por la ley que se aplique en su país.
• Empleo estable y elegido libremente: Cualquier actividad laboral o servicio exigido a una persona de forma obligada o bajo amenaza, se considera como trabajo forzado, por lo tanto, los proveedores no realizarán contratación involuntaria, ni tráfico de personas y asegurará estabilidad laboral mientras exista la materia de trabajo, protección contra el desempleo e indemnización por despido injustificado.
• Condiciones satisfactorias del trabajo: Los proveedores asegurarán un horario de trabajo y descanso suficiente para recuperar la energía perdida; ambiente laboral libre de hostigamiento moral y sexual; condiciones de trabajo seguras y saludables. 
• No discriminación/Equidad de Género: Los proveedores no aceptarán la discriminación por motivos como raza, sexo, edad, color, orientación sexual, origen étnico, religión, discapacidad, ideología, por lo tanto, se asegura de proporcionar un ambiente laboral libre de acoso laboral y discriminación.
• No Acoso laboral: Los proveedores tratarán a todos los trabajadores con dignidad y respeto y no emplearán castigo corporal, amenazas de violencia o cualquier otra forma de acoso o abuso físico, sexual, psicológico o verbal.
• Libertad de asociación/Libertad Sindical: Todos nuestros proveedores permitirán la libre asociación de sus empleados, de acuerdo a los requisitos de ley establecidos en su país.
• Salario Legal: Se realizará el pago salarial a todos sus empleados, de acuerdo a los requisitos legales de su país, respetando los montos de los salarios mínimos establecidos para la remuneración de una labor.
• Trato justo/Justicia Laboral: Los proveedores proporcionaran un ambiente de trabajo justo, libre de castigos, abusos, cohesión mental y física o la intimidación a los trabajadores; Implica la posibilidad de que el trabajador pueda ser escuchado públicamente y con justicia, por un tribunal independiente e imparcial con el fin de que determine la violación que en su caso se haya hecho en contra de sus derechos humanos laborales y las obligaciones que deriven del trabajo que realiza.

• Irrenunciabilidad de derechos adquiridos: Los proveedores no obligan a ningún trabajador o trabajadora a que estos renuncien a los derechos que reconoce la Ley como mínimos o que se han adquirido con la celebración bilateral del contrato colectivo de trabajo, esto a pesar de que pueda existir un documento firmado ante alguna autoridad laboral o con testigos.

4.2. Seguridad y Salud en el trabajo:

Fantiplas Ltda, espera que todos los proveedores cumplan con los requisitos legalesy la normatividad vigente, en cuanto a la salud y seguridad en el trabajo de losempleados, para prevenir riesgos potenciales a la salud y accidentes ocupacionales; de no ser así se espera que se encuentren en proceso de ejecución. 

4.3. Gestión Ambiental:

Nuestros proveedores desarrollarán actividades eficientes y responsables con el medio ambiente, para minimizar impactos negativos al medio ambiente, e implementarán iniciativas para la conservación del agua, la reducción del consumo de energía, de residuos y de emisiones atmosféricas.

• Derrames y escapes: Los proveedores deben tener una adecuada planificación de las actividades y operaciones en lugares donde existen estos riesgos, por lo cual deben tener un sistema de prevención, para notificar y responder rápidamente a cualquier tipo de derrame y escape que afecte el medio ambiente y la salud de los empleados.
• Residuos y emisiones: Los proveedores deben establecer un sistema para la reutilización y reciclaje de residuos y de control de emisiones, para reducir al máximo su impacto ambiental.
• Sustancias restringidas: Los proveedores cumplirán con todas las leyes, requisitos legales y normas aplicadas a sustancias restringidas o peligrosas que pongan en riesgo el medio ambiente o la salud de las personas. Se solicitará ficha técnica, certificado de calidad, etiquetado y embalaje adecuado, correspondiente al producto entregado.

4.4. Negocios éticos: Compromiso por llevar a cabo sus actividades dentro del marco legal, ajenos de prácticas como la financiación del terrorismo, el lavado de activos, la evasión de impuestos, el fraude, o cualquier otra por fuera de la ética empresarial.

Adicionalmente al diligenciamiento del documento para aquellos proveedores de servicios que trabajen dentro de las instalaciones de Fantiplas Ltda., se solicitará la siguiente documentación:

1. Proveedores de servicios Permanentes: Mensualmente el área de Gestión Humana les revisará a los proveedores de servicios permanentes, el control de los aspectos del numeral de Responsabilidad social, tanto para el personal que se encuentre trabajando actualmente en la empresa, como para cualquier personal nuevo que ingrese a nuestras instalaciones.

Para ello se le requerirá:

• Contratos laborales para el personal nuevo que ingrese o tenga renovación de contrato.
• Desprendibles de nómina.
• Pago de seguridad social del mes.
• Conceptos médicos de los trabajadores
• Documentación relacionada al cumplimiento de todos los requisitos legales, en caso de presentarse un accidente laboral.
• Cualquier requisito adicional en aspectos legales, tanto laborales como del SGSST del proveedor, que impacte las actividades del trabajador en nuestra empresa.

Para los demás aspectos de seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental, los dos sistemas de gestión de Fantiplas Ltda. los cobijan dentro de nuestras instalaciones y por tal motivo, será obligatorio el cumplimiento de todos los requisitos solicitados para los mismos. En caso de presentarse o evidenciarse un incumplimiento o anomalía frente a los requisitos solicitados, el área de Gestión Humana de Fantiplas Ltda. se comunicará con la persona encargada del proveedor, para que esta le informe la manera de solucionarlo y el plazo para su cierre o la aclaración del hecho.

De no cumplirse la acción solicitada Fantiplas Ltda., podrá tomar la medida que considere pertinente para asegurar el cumplimiento, pudiéndose generar la terminación del contrato entre las partes.

2. Proveedores de servicios no permanentes: Se les solicitará para su ingreso a la empresa, la entrega del pago de Seguridad social vigente, fotocopia de la cédula de ciudadanía original y el diligenciamiento del documento de acceso de visitantes, de encontrarse anomalías en alguno de los documentos no se permitirá el acceso a las instalaciones, hasta que se solucione el inconveniente.

Adicionalmente para la ejecución de su labor en las instalaciones, deberá cumplir con los requisitos del sistema de seguridad y salud en el trabajo y el sistema de gestión ambiental, de no cumplir cualquiera de los requerimientos de los dos sistemas, se procederá a parar la actividad desarrollada, y se dará autorización para el inicio de las misma, hasta que se evidencie su cumplimiento.

• Control de sustancias restringidas.

📞 COMUNICACIÓN DE LOS PROVEEDORES

Todos los proveedores de Fantiplas Ltda. tendrán comunicación directa con un trabajador de la empresa, quien será responsable de realizar el seguimiento y control del producto o servicio adquirido.

En caso de denuncias, reclamos, sugerencias o felicitaciones, se pueden comunicar a:

☎️ 601-414-3878 (Bogotá)
📧 cesar.v@fantiplas.com
📧 oficialdecumplimiento@fantiplas.com

✍️ COMPROMISO DE CUMPLIMIENTO

Mediante el presente documento, certifico que nuestra compañía ha recibido, leído, comprendido y respetará el presente código de conducta de la empresa FANTASIAS PLÁSTICAS DE COLOMBIA LTDA.